8.4.   Diseñar reportes

8.4.1.1.            Conceptos de pivot tables

El proceso de diseño de reportes consiste en la creación de plantillas estructurales, que ejecutados contra los datos cargados de las operaciones permite la presentación de reportes o tablas dinámicos.

Para entender como es que se dispone la información, hay que comprender los conceptos de pivot tables.

Los pivot tables nos permiten agrupar, ordenar, totalizar y manejar datos. Esto nos da la capacidad de trabajar con una gran cantidad de información de manera sencilla y rápida.

Una de las principales funciones de un pivot table es la agrupación de datos de acuerdo a clasificaciones o dimensiones. En las agrupaciones se puede aplicar funciones matemáticas como sumatorias o promedios y de esta forma crear totales, subtotales en resúmenes de información. También el agrupar los datos, nos permite que podamos esconder los datos que no necesitamos en el momento.

Los datos de origen de los pivot tables son datos dispuestos en forma de filas y columnas, donde cada columna es representa un campo, el cual puede ser agrupado, si es una clasificación de datos, o bien si es una campo numérico, aplicar operaciones aritméticas de sumas, promedios o cuenta de registros, basados en las agrupaciones disponibles a nivel de fila y columna.

La organización de las listas de campos se puede hacer de cuatro formas:

§         Filtros o página, que aplican filtros globales a los datos analizados.

§         Filas, que hacen agrupaciones de arriba hacia abajo, creciendo a la derecha, agrupando los datos en el orden de agregados los campos, en forma descendente.

§         Columnas que se organizan la información de izquierda a derecha, creciendo hacia abajo.

§         Campos de valores,  solo se puede mover los campos que son numéricos y por lo cual son los datos a los cuales se le aplicaran operaciones aritméticas de acuerdo a las agrupaciones generadas por los campos de filas y columnas agregados a la tabla.

Si se combinan campos de filas y de columnas, se crea una matriz, en donde cada celda se coloca los valores de los registros que cumplen la pertenencia tanto del campo de fila, como el campo de columnas. Los campos de la matriz en donde no se encuentre ninguna coincidencia quedaran vacíos.

Para entender mejor la organización de los datos con esta técnica lo representamos en las siguientes figuras

8.4.1.2.            Ejemplo de pivot tables

Los datos de origen deben ser una lista de datos valida, y pueden ser muchos registros, la siguiente es una lista de datos, y cada columna representa un campo.

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Todos estos registros pueden ser resumidos en una tabla que cumpla la siguiente estructura. Cada campo puede ser agregado a una de las áreas del pivot table.

 

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Una vez que se decide cual es la organización de la tabla, se agregan los campos a la zona que se requiera, en el ejemplo quedaría organizado de la siguiente forma

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Esto representa la plantilla estructural, esta plantilla ejecutada contra los datos de origen, ya se aplican las agrupaciones y operaciones aritméticas contra los datos existentes en la lista.

Si los datos de origen cambian, los datos de la tabla no cambian simultáneamente, solo si se fuerza la actualización de los datos desde los datos de origen, o bien se ejecuta el reporte nuevamente.

Para el caso del ejemplo, una vez ejecutado el reporte se visualizaría de la siguiente forma

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8.4.1.3.            Generalidades

La pantalla general de diseño de reportes, tiene el área de reportes creados, la estructura existente, y al lado central, los campos disponibles para agregar al reporte y al lado izquierdo la organización de campos agregados a dicho reporte.

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En la barra de herramientas principal, image se disponen de dos botones, uno para cerrar la ventana y la otra para aplicar los cambios realizados al diseño.

 

8.4.1.4.            Árbol de reportes

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El árbol de reportes permite administrar los reportes distintos creados, cada uno de ellos contiene una vista de datos, y básicamente los elementos que tienen asociado el reporte son

*      Posición en la jerarquía de reportes

*      Nombre.

*      Nivel de publicación.

*      Los filtros

*      Vista de datos asociada,

*      Campos de página.

*      Campos de fila

*      Campos de columna

*      Campos de datos.

*      Operaciones de los campos de datos.

La barra de herramientas del árbol de reporte dispone de las siguientes opciones.

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Dependiendo del tipo de elemento seccionado en el árbol de reportes (Reporte o carpeta), así se habilitaran los botones respectivos permitidos en la barra de herramientas.

En todas las cuadros de dialogo de opciones de agregar y editado de reportes y carpetas, se dispone de un botón para cerrar la aplicaciónimage,  y otro para aceptar la acción y guardar el datoimage.


8.4.1.4.1.      Nueva carpeta

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Al seleccionar esta opción se solicitan los datos de la carpeta, que es el nombre y el si esta publicado en la web, la carpeta en la cual se creara la nueva carpeta, será la carpeta que estaba selecciona en el árbol de reportes al momentos de hacer clic al botón de crear carpeta.


8.4.1.4.2.      Editar capeta

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Cuando se le da doble clic a una de las carpetas, o bien se le da clic al botón editar carpeta, estando una carpeta seleccionada, se editan los valores de la carpeta, se puede cambiar el nombre de la carpeta y el nivel de publicación de la misma.


8.4.1.4.3.      Borrar carpeta

Se activa al presionar delete estando seleccionada una carpeta, o bien presionando el botón borrar carpeta, estando seleccionada una carpeta en el árbol de reportes. La carpeta a borrar debe estar vacía para poder ser borrada, de lo contrario el sistema le impedirá el borrado de la misma.

Si la carpeta está vacía el sistema solicitara la confirmación del borrado de la misma. Una vez que se confirma el borrado, la carpeta no podrá ser recuperada.

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8.4.1.4.4.      Nuevo reporte

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Al seleccionar esta opción se solicitan los datos del reporte, que es el nombre y el si esta publicado en la web, la carpeta en la cual se creara el nuevo reporte será la carpeta que estaba selecciona en el árbol de reportes al momentos de hacer clic al botón de crear reporte

 

8.4.1.4.5.      Editar reporte

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Cuando se le da doble clic a uno de los elementos de tipo reporte del árbol de reportes, o bien se le da clic al botón editar reporte, estando un reporte seleccionado, se editan los valores del mismo. Se puede cambiar el nombre del reporte y el nivel de publicación del mismo.

 


8.4.1.4.6.      Borrar reporte

Se activa al presionar delete estando seleccionada un reporte, o bien presionando el botón borrar reporte, estando seleccionado un reporte en el árbol de reportes.

El sistema solicitara la confirmación del borrado del mismo. Una vez que se confirma el borrado, el reporte no podrá ser recuperado.

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8.4.1.4.7.      Arrastrar y colocar

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El árbol de reportes dispone de la facilidad de arrastrar y soltar los elementos, para hacer reorganizaciones de reportes y carpetas, y consiste en dar clic a un elemento y arrastrarlo hacia otra ubicación y soltarlo en la nueva ubicación requerida.


8.4.1.5.            Campos a seleccionar

8.4.1.5.1.      Vistas disponibles

En el sistema están configurados dos vistas de datos o cubos, de los cuales se selecciona una, y cuando se selecciona la misma, aparecen los campos disponibles para agregar al reporte. Cuando se cambia la vista a utilizar, se limpian en inicializan todos los campos agregados.

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En la base de datos, se pueden configurar mas vistas de datos, con otros campos, solo se debe de agregar los elementos en la tabla respectiva y crear la vista que proporcionara la información respectiva.

 

8.4.1.5.2.      Vista tonelajes movilizados

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Esta vista contiene la información de naves atendidas y que generaron movimientos de carga. Esta compuesto por varias dimensiones y campos de datos que se describen a continuación


Descripción campos vista tonelajes movilizados.

Ø       Agencia, agencia que atiende el buque y es representante ante el puerto que proporciona servicios  de representación a  la nave.

Ø       Buque, nombre del buque del arribo.

Ø       Ano, año a que pertenece el movimiento de carga.

Ø       Arribo, Numero de aduana o consecutivo de arribo de la nave

Ø       Cantidad, Cantidad de carga, si el registro es por unidades

Ø       Escotilla_Grua, Numero de escotilla o grua (0) si es un dato global

Ø       Horas_demoras, Total de demoras ocurridas durante la movilización de dicha carga

Ø       Horas_Operacion, Cantidad de horas utilizadas en operación efectiva

Ø       Institucion, Institucion a que pertenece el muelle prestatario del servicio

Ø       Mes_Ano, Descripcion del mes y año del periodo del servicio

Ø       Muelle, nombre del muelle prestatario del servicio.

Ø       Origen_Carga, Origen de la carga, importación/exportación

Ø       Periodo, periodo de tiempo al cual pertenece el movimiento, numero compuesto por lo valores de año y mes.

Ø       Teus, Para el caso de contenedores, se contabiliza la medida del contenedor en pies. 20-40-45

Ø       Tipo_Buque, Tipo de buque con el cual es atendido

Ø       Tipo_Buque_N_1, según la jerarquía de tipos de buques, la pertenencia de este tipo al nivel 1.

Ø       Tipo_Mercaderia, Tipo de mercadería movilizada

Ø       Tipo_mercaderia_N_1, según la jerarquía de tipos de mercadería, la pertenencia de este tipo al nivel 1.

Ø       Tipo_mercaderia_N_2, según la jerarquía de tipos de mercadería, la pertenencia de este tipo al nivel 2.

Ø       Toneladas, Indiferente a la unidad de medida utilizada el peso en toneladas métricas

Ø       UM, Abreviatura de la unidad de medida utilizada para cuantificar la carga

Ø       Unidad Medida. Unidad de medida utilizada para cuantificar la carga

8.4.1.5.3.      Vista servicios vendidos

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Esta vista dispone de los servicios vendidos en el periodo, por nave y por cliente, en caso de la venta de servicios sin nave asociada.


Lista campos de la vista de servicios vendidos.

Ø       Agencia, agencia que atiende el buque y es representante ante el puerto que proporciona servicios  de representación a  la nave.

Ø       Buque, nombre del buque del arribo.

Ø       Cliente, cliente nominal de la prestación del servicio, normalmente el mismo agente representante de la nave.

Ø       N_aduana, Numero de aduana o consecutivo de arribo de la nave.

Ø       Periodo, periodo de tiempo al cual pertenece el movimiento, numero compuesto por lo valores de año y mes.

Ø       Institución, Institución a que pertenece el muelle prestatario del servicio.

Ø       Mes_Ano, Descripción del mes y año del periodo del servicio.

Ø       Muelle, nombre del muelle prestatario del servicio.

Ø       C_Servicio, código del servicio prestado.

Ø       Cantidad, total de unidades vendidas.

Ø       Unidad_Medida, unidad de medida utilizada par ala venta de los servicios.

Ø       Servicio_N_1, según la jerarquía de servicios, la pertenencia de este tipo al nivel 1.

Ø       Servicio_N_2, según la jerarquía de servicios, la pertenencia de este tipo al nivel 2

Ø       Servicio_N_3, según la jerarquía de servicios, la pertenencia de este tipo al nivel 3

Ø       Servicio_N_4, según la jerarquía de servicios, la pertenencia de este tipo al nivel 4

Ø       Servicio_N_5, según la jerarquía de servicios, la pertenencia de este tipo al nivel 5

Ø       Tarifa_Dol, tarifa o precio del servicio en dólares.

Ø       Tipo_servicio, agrupación de los servicios por tipos o categorias globales.

Ø       Total_Colones, total del costo del servicio, dado en monedas de colones.

Ø       Total_Dolar, total del costo de los servicios dados en moneda dolares.

Ø       UM, Abreviatura de la unidad de medida utilizada para cuantificar el servicio vendido

Ø       Unidad_Medida. Unidad de medida utilizada para servicio vendido.

 

8.4.1.6.            Layout de campos

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La organización de campos ya comprende en seleccionar los campos de vistas disponibles y colocarlos en la zona que se requiere ubicar para configurar la plantilla de reporte.

Tal y como se explico en la sección de pivot table, esta parte del sistema permite acomodar y guardar cada campo en la ubicación que así lo requiera.

Las opciones disponibles de esta zona son las siguientes

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Para facilitar las acciones, al seleccionar las diferentes listas, automáticamente se cambiara la zona de aplicación de la acción, y un icono diferenciador, le mostrara en cual es la zona activa. También los campos pueden ser borrados con la tecla delete, o bien arrastrados de una zona a otra con el Mouse.

* Icono de campo de página

image Icono de campo de filas

* Icono de campo de columnas

image Icono de campo de datos


8.4.1.7.            Arrastrar y soltar

Para mover campos entre las diferentes áreas, se puede hacer por medio del Mouse, seleccionando el campo desde un área u otra, incluyendo del área de campos disponibles, para agregar o borrar campos de las listas. Si se arrastra un elemento desde la lista de campos disponibles hacia una zona de campos, se agregara el elemento, si se arrastra un elemento de la zona de campos a la zona de elementos disponibles, se borrara el campo de la lista de origen del movimiento de arrastre.


8.4.1.8.            Filtros

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Cuando se presiona el botón de filtros se activa un cuadro de dialogo que permite aplicar diferentes tipos de filtros sobre los campos a consultar. Este filtro será general y los datos que no cumplan el filtro no serán presentados en los resultados de la consulta.

Dispone de un toolbar con dos botonesimage, que permiten cerrar la aplicación o guardar el filtro creado respectivamente.

La condición puede ser múltiple con enlaces de de operadores o sencilla de una sola expresión.

Para agregar una expresión presionar el botónimage, que agregara una fila con los campos que componen la expresión.

8.4.1.8.1.      image Conector

Este es el enlace lógico entre la expresión anterior y la nueva expresión, obviamente la primera expresión no llevara este elemento.

8.4.1.8.2.      image Campo

Campo a utilizar como campo a evaluar para obtener la condición, aquí estarán todos los campos seleccionados en las diferentes áreas del reporte (Pagina- Fila-Columna)


8.4.1.8.3.      image Operador

Es el operador de comparación a utilizar para la evaluación del filtro

Operador LIKE

En el caso de like corresponde para campos de texto y encontrar coincidencias de texto, el valor se encierra entre comillas, y el signo % se utiliza como comodín

¨       'A_Z': Toda línea que comience con 'A', otro carácter y termine con 'Z'. Por ejemplo, 'ABZ' y 'A2Z' deberían satisfacer la condición, mientras 'AKKZ' no debería (debido a que hay dos caracteres entre A y Z en vez de uno).

¨       'ABC%': Todas las líneas que comienzan con 'ABC'. Por ejemplo, 'ABCD' y 'ABCABC' ambas deberían satisfacer la condición.

¨       '%XYZ': Todas las líneas que terminan con 'XYZ'. Por ejemplo, 'WXYZ' y 'ZZXYZ' ambas deberían satisfacer la condición.

¨       '%AN%': : Todas las líneas que contienen el patrón 'AN' en cualquier lado. Por ejemplo, 'LOS ANGELES' y 'SAN FRANCISCO' ambos deberían satisfacer la condición.


Operador IN

Evalúa la expresión si existe en un conjunto de elementos entre paréntesis y separados por coma. Ejemplo, apellido IN (‘NAVA’,’CASTRO’,’ARGUELLO’).

8.4.1.8.4.      Valor

Selecciona un valor existente en la lista de campos disponibles o bien otro valor arbitrario a discreción del usuario.

Para el caso del operador IN, con la tecla F2 se activa una lista de los posibles valores que pueden ser incluidos dentro del conjunto de valores posibles.

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